Datenschutzerklärung

Verantwortliche

Datenschutzbeauftragte oder Datenschutzbeauftragter

[Prüfen und eintragen. Eine benannte Person ist nicht in jeder Kanzlei Pflicht — sie wird es unter anderem, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit automatisierter Verarbeitung beschäftigt sind (§ 38 Absatz 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz). Unabhängig von dieser Zahl wird sie es, wenn Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 DSGVO unterliegen (§ 38 Absatz 1 Satz 2 BDSG) — das ist in einer Kanzlei mit Lohnabrechnung ernsthaft zu prüfen. Wird niemand benannt, gehört an diese Stelle der Satz, dass keine Benennungspflicht besteht, und die Verantwortliche bleibt Ansprechpartnerin.]

Verschwiegenheit — der wichtigste Abschnitt

Steuerberaterinnen und Steuerberater sind zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihnen in Ausübung des Berufs bekannt wird (§ 57 Absatz 1 StBerG). Die Pflicht gilt auch für die Beschäftigten der Kanzlei; sie sind darüber zu belehren und schriftlich zu verpflichten (§ 62 StBerG). Ein Verstoß ist strafbar (§ 203 Absatz 1 Nummer 3 Strafgesetzbuch).

Für Sie heißt das: Was Sie hier erzählen oder einreichen, bleibt in der Kanzlei. Es wird nicht an Dritte weitergegeben — auch nicht an Banken, Versicherungen, Vermieter oder Angehörige — es sei denn, Sie wollen es ausdrücklich, oder ein Gesetz verlangt es.

Die Verschwiegenheitspflicht geht dem Datenschutzrecht nicht vor und steht auch nicht neben ihm — sie verstärkt es. Wo diese Erklärung von „Weitergabe" spricht, ist deshalb immer der engere Rahmen gemeint, den § 57 StBerG zulässt.

Und deshalb ist gewöhnliche E-Mail hier der falsche Weg. Eine unverschlüsselte E-Mail ist auf ihrem Weg über fremde Server lesbar wie eine Postkarte. Eine Steuerkanzlei tauscht Kontoauszüge, Lohnabrechnungen, Umsätze und Krankheitskosten aus — das gehört nicht auf eine Postkarte. [Vor dem Livegang einen sicheren Weg einrichten und hier benennen: Mandantenportal mit Upload, verschlüsselte Übertragung oder ein persönlicher Termin. Bis dahin gilt: kurze Nachricht per E-Mail, Unterlagen auf anderem Weg.]

Aufruf dieser Seite

Beim Aufruf überträgt Ihr Browser technisch notwendige Daten an den Server, auf dem die Seite liegt. Das sind in der Regel: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite und Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Diese Daten sind nötig, damit die Seite überhaupt ausgeliefert werden kann, und sie helfen bei Störungen und Angriffen. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse an einem sicheren Betrieb (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

Wie lange

[Speicherdauer der Server-Protokolle beim Hoster erfragen und hier eintragen — üblich sind sieben bis dreißig Tage.]

Hoster

[Name und Anschrift des Hosters eintragen. Der Hoster verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag; dafür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO nötig — und wegen der Verschwiegenheitspflicht zusätzlich eine Verpflichtung nach § 62 StBerG. Ein Hoster mit Serverstandort in Deutschland oder der EU erspart die Prüfung eines Drittlandtransfers.]

Wenn Sie Kontakt aufnehmen

Das Formular auf dieser Seite

Das Kontaktformular dieses Entwurfs sendet nichts an einen Server. Es sammelt Ihre Eingaben nur im Browser und öffnet damit Ihr E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht. Erst wenn Sie dort auf „Senden" drücken, verlässt etwas Ihren Rechner — und dann auf dem Weg Ihres eigenen E-Mail-Anbieters.

[Sobald das Formular scharf geschaltet wird — mit einem Empfänger, einem Versanddienst oder einem Mandantenportal —, muss dieser Abschnitt neu geschrieben werden. Dann verarbeitet ein Dienstleister Ihre Daten, und das gehört benannt.]

E-Mail und Telefon

Wenn Sie schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und das, was Sie uns mitteilen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit es um die Anbahnung eines Mandats geht, sonst Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Wie lange

Anfragen, aus denen kein Mandat wird, löschen wir spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt es zum Mandat, gilt der nächste Abschnitt.

Mandatsdaten und Handakte

Kommt ein Mandat zustande, verarbeiten wir die Daten, die zur Bearbeitung nötig sind: Ihre Stammdaten und Steuernummern, Belege, Konten und Umsätze, Lohn- und Gehaltsdaten Ihrer Beschäftigten, den Schriftverkehr mit Finanzamt und Behörden sowie die Abrechnung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, für die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Übermittlungspflichten Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO.

In der Lohnabrechnung und bei Steuererklärungen sind regelmäßig Angaben darunter, die nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt sind — etwa Religionszugehörigkeit wegen der Kirchensteuer, Angaben zu Gesundheit bei außergewöhnlichen Belastungen oder Gewerkschaftsbeiträge. Sie werden nur verarbeitet, soweit das zur Erfüllung des Auftrags und der daran hängenden Pflichten erforderlich ist (Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b und f DSGVO).

Wie lange

Die Handakte wird zehn Jahre aufbewahrt. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 66 Absatz 1 Sätze 2 und 3 StBerG). Dokumente, die Sie uns überlassen haben, geben wir auf Verlangen heraus (§ 66 Absatz 2 Satz 1 StBerG).

Daneben gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen des § 147 Absatz 3 Abgabenordnung. Sie sind nicht einheitlich:

• Zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen
• Acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen
• Sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen

Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuern von Bedeutung sind (§ 147 Absatz 3 Satz 5 AO) — etwa während einer Betriebsprüfung oder eines offenen Einspruchs.

Weitergabe

An Finanzämter, Sozialversicherungsträger und Behörden werden Daten nur übermittelt, soweit das zur Durchführung des Auftrags nötig ist oder eine Rechtsvorschrift es verlangt — und in Ihrem Auftrag. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

[Falls eine Kanzleisoftware, ein Rechenzentrum wie die DATEV, ein Cloud-Speicher, ein externes Lohnbüro oder ein Aktenvernichter eingesetzt wird, gehören diese hier namentlich hin — jeweils mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO und mit einer Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 62 StBerG.]

Keine Cookies, kein Tracking

Diese Seite setzt keine Cookies und verwendet keine Analysewerkzeuge. Es gibt deshalb auch kein Einwilligungsbanner — es gäbe nichts, worin einzuwilligen wäre.

Die Schriften liegen auf dem eigenen Server. Beim Aufruf der Seite werden keine Daten an Schriftanbieter übertragen.

Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Artikel 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 DSGVO)
• Löschung (Artikel 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Artikel 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO)

Eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse genügt.

Zwei Einschränkungen, die es bei einer Steuerkanzlei gibt

Auskunft. Das Auskunftsrecht aus Artikel 15 DSGVO besteht nicht, soweit dadurch Informationen offenbart würden, die nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach geheim gehalten werden müssen (§ 29 Absatz 1 Satz 2 Bundesdatenschutzgesetz). Praktisch heißt das: Über Ihre eigenen Daten bekommen Sie Auskunft — über das, was der Verschwiegenheitspflicht gegenüber anderen unterliegt, nicht. In der Lohnabrechnung ist das der Regelfall: Ein Arbeitgeber erhält keine Auskunft über die Daten seiner Beschäftigten aus deren privaten Steuersachen und umgekehrt.

Löschung. Solange die Aufbewahrungsfrist für die Handakte läuft (§ 66 Absatz 1 StBerG) oder eine steuerliche Frist nach § 147 AO besteht, kann nicht gelöscht werden. Die Daten werden dann in der Verarbeitung eingeschränkt und nur noch zu diesem Zweck vorgehalten.

Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Für Fragen, die die steuerberatende Berufsausübung betreffen, ist daneben die Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe zuständig (siehe Impressum).

Verschlüsselung

Diese Seite wird über HTTPS ausgeliefert. Was Sie eingeben, ist auf dem Weg zum Server verschlüsselt. Erkennbar ist das am Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers. Für E-Mail gilt das nicht — siehe oben.

Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling nach Artikel 22 DSGVO statt. Eine Steuererklärung wird von einem Menschen geprüft, bevor sie das Haus verlässt — auch dann, wenn eine Software sie vorbereitet hat.

Stand

[Datum eintragen]. Diese Erklärung wird angepasst, sobald sich an der Seite etwas ändert, das Daten betrifft.